• Saint-Martin-Boulogne
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Certificat d'hérédité, copie et légalisation

Légalisation de documents français

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l'authenticité de la signature, la qualité du signataire de l'acte et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet.

La légalisation de documents français peut être demandée par des autorités étrangères.


Il existe différentes formes de légalisation

Selon les accords internationaux conclus entre la France et le pays en question, les documents peuvent être :

  • soit soumis à la légalisation,
  • soit soumis à l'apostille (formalité qui se substitue à la légalisation d'actes publics étrangers),
  • soit dispensés de légalisation.


Nature des documents

Les documents soumis à la légalisation sont :

  • les actes publics, notamment les actes d'état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs,
  • les actes sous seing privé, notamment les attestations sur l'honneur, les reconnaissance de dettes, les  contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d'hébergement.


Légalisation

Les légalisations sont réalisées par le ministère des affaires étrangères.
Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l'officier public ou de l'administration dont ils émanent, et la signature manuscrite de l'autorité administrative qui les a établis, suivis de ses nom et qualité.
La légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.

Avant d'engager toute formalité, se renseigner :

  • auprès de l'ambassade ou du consulat du pays en question,
  • au ministère des affaires étrangères, bureau de légalisation.


Apostille
S'adresser à la cour d'appel du lieu où a été établi le document.

Légalisation de documents français

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l'authenticité de la signature, la qualité du signataire de l'acte et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet.

La légalisation de documents français peut être demandée par des autorités étrangères.


Il existe différentes formes de légalisation

Selon les accords internationaux conclus entre la France et le pays en question, les documents peuvent être :

  • soit soumis à la légalisation,
  • soit soumis à l'apostille (formalité qui se substitue à la légalisation d'actes publics étrangers),
  • soit dispensés de légalisation.


Nature des documents

Les documents soumis à la légalisation sont :

  • les actes publics, notamment les actes d'état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs,
  • les actes sous seing privé, notamment les attestations sur l'honneur, les reconnaissance de dettes, les  contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d'hébergement.


Légalisation

Les légalisations sont réalisées par le ministère des affaires étrangères.
Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l'officier public ou de l'administration dont ils émanent, et la signature manuscrite de l'autorité administrative qui les a établis, suivis de ses nom et qualité.
La légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.

Avant d'engager toute formalité, se renseigner :

  • auprès de l'ambassade ou du consulat du pays en question,
  • au ministère des affaires étrangères, bureau de légalisation.


Apostille
S'adresser à la cour d'appel du lieu où a été établi le document.

Légalisation de documents d'origine étrangère

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l'authenticité de la signature, la qualité du signataire de l'acte et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet.
La légalisation de documents étrangers peut être demandée, en France ou à l'étranger, par les autorités françaises (ministre des affaires étrangères, ambassadeurs et chefs de poste consulaire).


Documents en langue française

Pour être légalisés, les actes publics et les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d'une traduction en français effectuée par un traducteur habilité.

Nature des documents

Les documents soumis à la légalisation sont :

  • les actes publics, notamment les actes de l'état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs,
  • les documents sous seing privé, notamment les attestations sur l'honneur, les reconnaissances de dettes, les contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d'hébergement.
  • La légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.

A noter : selon les conventions bilatérales ou internationales signées par la France, certains documents peuvent être dispensés de légalisation.

Pour toute information, s'adresser :

  • en France, au consulat du pays où a été établi le document,
  • à l'étranger, dans le pays où a été établi le document, au consulat de France.

Le certificat d'hérédité

Le certificat d'hérédité permet, dans les successions simples, d'établir la qualité d' héritier et d'obtenir :

  • le paiement des sommes versées par le défunt sur un livret de caisse d'épargne, sur un compte postal ou bancaire,
  • le versement d'une pension de retraite,
  • toutes les autres créances des collectivités publiques.

Les sommes doivent être inférieures à 5 335,72 € .

Demande

La demande peut être effectuée par les héritiers ou par la personne désirant prouver sa qualité d'héritier.

Le demandeur doit se rendre en personne à la Mairie :

  • de son domicile,
  • ou du dernier domicile du défunt,
  • ou du lieu de décès du défunt.

Attention : le maire n'est jamais obligé de délivrer un certificat d'hérédité car la délivrance de ce document n'est fondée sur aucun texte mais résulte d'un simple pratique administrative.

Par ailleurs, même lorsque le maire délivre habituellement ce type de document, il reste souverain pour apprécier l'opportunité de délivrer le certificat en fonction des éléments en sa possession.

Si le maire refuse de délivrer le certificat, il n'y a pas de possibilité de faire un recours

Dans ce cas, la preuve de la qualité d'héritier peut résulter d'un acte de notoriété délivré par un notaire
 

Pièces à fournir (liste non exhaustive)

Lorsque la mairie délivre les certificats d'hérédité, il convient de se renseigner auprès de ses services pour connaître la liste des documents exigés.

Les documents le plus fréquemment demandés sont :

  • la pièce d'identité du demandeur,

toute pièce permettant de justifier la qualité d'héritier, notamment :

  • la copie intégrale de l'acte de naissance du défunt sur laquelle figure la mention de décès,
  • le ou les livret(s) de famille du défunt, lorsqu'il(s) existe(nt).


Dans certain cas, la présence de témoin est exigée. Une photocopie de leurs pièces d'identité sera alors exigée.

A noter : un certificat d'absence d'inscription de dispositions de dernières volontés est parfois demandé. Il convient de se le procurer, s'il y a lieu, à l'association pour le développement du service notarial (ADSN), Service aux particuliers, 13107 Venelles cedex (chèque de 15 € à l'ordre de l'ADSN).

Coût : Gratuit 

Délai d'obtention : immédiat à quelques jours.
 

Recours à un notaire

Dans le cas de successions complexes (testament, donation ou de contrat de mariage), la mairie ne peut délivrer le certificat d'hérédité.

Il peut s'agir également des cas où le défunt (ou le demandeur) est de nationalité étrangère car les règles du droit de succession dans le droit international privé sont complexes et nécessitent la présence d'un notaire.

Afin d'établir la qualité d'héritier, il convient de s'adresser alors à un notaire (payant) qui établira un acte de notoriété héréditaire.

Attention : les tribunaux d'instance ne sont plus compétents, depuis le 22 décembre 2007 pour délivrer des actes de notoriété.

La légalisation de signature

La légalisation d'une signature sert à authentifier la signature d' actes sous seing privé  par un contreseing officiel (signature officielle).
Attention : les agents publics des mairies ne peuvent traiter des documents en langue étrangère non traduits en français.

Obtention de la légalisation

La personne intéressée doit s'adresser à la mairie de son domicile et présenter la pièce à légaliser accompagnée d'une carte d'identité sur laquelle figure sa signature.
A défaut de pièce d'identité, la personne souhaitant obtenir la légalisation de sa signature doit être accompagnée de 2 personnes témoins, munies de leurs pièces d'identité et d'un justificatif de domicile. Le maire ou la personne qui le remplace, effectuera la légalisation de la signature apposée en sa présence.

A noter : depuis décembre 2000, une administration ne peut plus, dans le cadre des démarches qu'elle instruit, exiger la légalisation ou la certification matérielle des signatures apposées sur les pièces qui lui sont remises ou présentées

Coût : Gratuit.

Cas particuliers

Les authentifications d'actes médicaux sont faites par la direction départementale des affaires sanitaires et sociales (DDASS).
Les certifications d'actes sous seing privé à caractère commercial ou industriel sont faites, uniquement si ces documents sont destinés à être présentés à l'étranger, à la chambre de commerce et d'industrie (CCI).
Si ces documents sont destinés à être soumis en France, il convient de s'adresser à un notaire.

 

Le certificat de vie commune ou de concubinage

Lorsque vous vivez en union libre, vous êtes en général considérés comme célibataire. Cependant, certaines administrations peuvent vous attribuer les mêmes avantages qu'à des couples mariés (sécurité sociale, allocations familiales, SNCF...).

Vous aurez alors besoin de prouver que vous vivez en couple et de fournir un certificat de vie commune (ou de concubinage).
 
Comment l'obtenir ?

Les formalités variant d'une municipalité à l'autre, renseignez-vous avant toute démarche auprès de la mairie de votre domicile.

Aucun texte n'oblige les maires à délivrer ce certificat.

Coût : gratuit.

Délai : variable.

Il vous sera demandé de présenter :

  • un justificatif d'identité (carte d'identité, passeport),
  • et un justificatif de domicile (quittance de loyer, de téléphone ...).

A savoir : certains organismes ou administrations acceptent que le certificat de vie commune soit remplacé par une déclaration sur l'honneur signée par les 2 concubins.

La certification conforme

Depuis le 1er octobre 2001, les services administratifs, les mairies et les entreprises ne peuvent plus dans leurs demandes, exiger la production d'une copie certifiée conforme à l'original d'un document administratif.

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire...

La production d'une photocopie simple du document original, dés lors qu'il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la production de l'original.

Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu'à la production de l'original.

En cas de fraude

Les fraudes ou tentatives de fraudes sont passibles de sanctions pénales et peuvent conduire à la suspension de l'instruction ou au retrait des droits dont le bénéfice est demandé.

Possibilité pour une administration étrangère d'exiger une copie certifiée conforme

La certification conforme des photocopies de documents administratifs destinés à des administrations étrangères demeure possible.

Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.

Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l'appui de leur dossier.

Les copies d'actes judiciaires ou authentiques (actes d'état civil notamment) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple).